A. Pengertian
EDI (Electronic Data Interchange)
Menurut kamus TI Pengertian EDI Adalah Metode untuk saling
bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan
komputer.
Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange
Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format
standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer
ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”.
EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga
organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari
satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa
memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan
yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari
manusia.
Electronic Data Interchange adalah Pemindahan data secara elektronik antara 1 perusahaan maupun lebih.
Electronic data Interchange membuat form standar yang termasuk dalam
pembelian order suatu barang, penagihan serta kofnfirmasi yang lebih
baik dari ASN.
Electronic data interchange sangat penting untuk setiap industri baru,
termasuk retail, health care, finansial,otomotif dengan penggunaannya
untuk untuk setiap kegiatan operasional.
Saat ini makin banyak industri yang mulai memperhitungkan keuntungan
untuk mengurangi cost dan menaikkan pelayanan dan kepuasan pelanggan
dengan penggunaan aplikasi EDI.
B. Prinsip Teknologi EDI
Prinsip dari teknologi EDI sebenarnya adalah menerjemahkan
bahasa aplikasi dari sistim yang sama-sekali berbeda menjadi bahasa yang
terstandarisasi, sebagai contoh dalam hal ini UN/EDIFACT yang
merupakan singkatan dari United Nation Electronic Data Interchange for
Administration, Commerce and Transport, disini bisa dilihat bahwa
bahasa tersebut distandardisasi oleh PBB.
Teknologi EDI ini adalah teknologi ‘less investment’ dimana pelaku
bisnis tidak perlu lagi membeli peralatan baru sebagai infrastruktur
untuk pertukaran dokumennya, dengan kata lain tetap menggunakan
peralatan yang telah tersedia.
C. Tujuan utama
Tujuan utama dari pemakaian teknologi EDI, sebenarnya adalah
agar teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan
dokumennya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien
karena sifatnya yang dapat mengeliminir kesalahan yang diakibatkan
proses re-entry dan dapat mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan
biaya-biaya lain yang timbul pada metode konvensional sehingga
diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan
diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila proses
tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut
akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis
dengan pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga
Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat,
mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat,
pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat
dilakukan secara elektronik.
D. Componen dasar EDI
• Hub (pihak yang memberikan perintah)
• Spoke (pihak yang menerima perintah)
• Computer (sebagai electronic hardware)
• Electronic software
E. Software OS-EDI yang digunakan berupa
• Bayan Commerce
• IDX-IDEA
• NextGen-EDI
• RAXINC
• Dll
F. Standard EDI yang belaku saat ini adalah:
• SPEC 2000
• ANSI X12 Standard AS dan Canada
• EDIFACT (Standard Eropa)
• IEF
• Dll
G. Kelebihan/keutamaan EDI
• Revenue Stream yang baru
• Meningkatkan market (exposure)
• Menurunkan biaya operational (operational cost)
• Memperpendek waktu,automatic
• Mengurangi informasi data yang mengembang
• Meningkatkan supplier management
• Melebarkan jangkawan (global reach)
• Meningkatkan customer loyality (customer service)
• Meningkatkan value chain
H. Syarat dapat dilakukannya proses EDI
• Electronic transaction (merujuk ke format standard internasional)
• Scope of agreement (electrical supply service in the cooperative)
• Third-party service provider
• Electonic transaction menyampaikan ke provider)
• Privider melanjutkan ke penerima (spoke) dengan merenspon harga dan jumlah barang
• System operation (merawat dan menjaga system operasional EDI
• Security Procedures (selalu mengikuti prosedur pelaksanaan untuk menghindari masalah
• Tanda tangan (signature), berupa pengkodean, menunjukkan identitas
• Bebas dari computer viruses
• Data recovery and retention
• Testing
I. Transmission EDI (pemancaran EDI)
• Proper receipt (penyesuaian tanda terima)
• Verification
• Responses transaction
• Transmital yang berlulanga kali
J. Transaction terms (transaksi EDI)
• Cooperative CSP tarif
• Convidentialy
• Validity (Enforceability)
• Pihak Hup menyampaikan agreemant ke pihak spoke
• Pihak spoke Aggrement to executed CSP (Competitive
• Service Providers)
• Adanya persetujuan sah
K. Step proses Proper receipt and Verification EDI
• Enter claim information (masukkan permintaan data)
• Enter data and complete instruction.
• Data akan di ferifikasi (data and/or attachments
• Transmit Data
• Retrieve and review reports
• Prepare and mail attachments with EDI labels
ELECTRONIC DATA INTERCHANGE.Pemanfaatan EDI di
Indonesia nampaknya masih belum mengalami pertumbuhan dan perkembangan
yang signifikan. Masih sangat jarang yang memanfaatkan system ini
sebagai salah satu komponen teknologi informasi. Definisi EDI sendiri
ialah pertukaran data secara elektronik antar perusahaan dengan
menggunakan format data standar yang telah disepakati bersama. Dengan
EDI ini perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan pertukaran data baik
didalam internal organisasi ataupun dengan pihak stakeholder. Berikut
ini ialah keuntungan yang akan didapatkan organisasi jika menerapkan
EDI.
- Penghematan Biaya : Penghematan ini didapatkan karena dengan
EDI tidak akan ada biaya kertas, tidak ada biaya penyimpanan
dokumen kertas dan tidak akan ada biaya pengiriman dokumen kertas.
- Kecepatan : Kecepatan ini didapatkan karena dengan EDI leadtime pengiriman dokumen hanya kurang dari 1 menit.
- Keakuratan : EDI akan mampu menghasilkan tingkat akurasi
tinggi karena tidak ada entry data ulang. Selain itu sistem EDI
sudah dilengkapi dengan ECC (Error Correction Control) yang akan
mengidentifikasi kesalahan dengan cepat sehingga dapat segera
diperbaiki.
- Keamanan : Penggunaan enkripsi dokumen membuat dokumen hampir tidak bisa dipalsukan.
- Integrasi : Integrasi antar sistem dapat dilakukan dengan
perantara EDI. Setiap unit didalam organisasi akan terintegrasi
dengan adanya EDI didalamnya sehingga proses menjadi lebih efisien.
Dalam implementasinya, EDI dapat digunakan untuk berbagai macam
bidang baik itu jasa ataupun manufaktur. Implementasi EDI tersebut akan
bergantung pada permasalahan yang dihadapi organisasi dan seberapa
jauh organisasi tersebut membutuhkan EDI untuk menyelesaikan
permasalahan yang ada. Berikut ini ialah beberapa bidang yang dapat
menerapkan EDI didalam proses bisnisnya.
o Supply Chain Management : logistik, manufaktur, distributor, retailer (supermarket), farmasi, export, import.
o Transportasi : perusahaan pelayaran, perusahaan penerbangan,
pelabuhan laut, bandara udara, qic (quarantine immigration customs) ,
freight forwarder, courier, ppjk, bank, warehousing (pergudangan),
terminal peti kemas, asuransi, surveyor.
o Keuangan : transaksi antar bank, transaksi perbankan lainnya, asuransi, transaksi lembaga keuangan lainnya, dll.
o Pemerintahan : bea cukai, perpajakan, pelayanan jasa kepada
masyarakat, kantor perbendaharaan negara, biro pusat statistik,
perijinan-perijinan, imigrasi, kependudukan, perindustrian&
perdagangan, karantina, dll.
EDI dapat dapat diimplementasikan diimplementasikan apabila apabila
ada ada suatu suatu komuniti dimana didalamnya ada ada pihak pihak
yang yang disebut hub dan spoke. Hub adalah pihak pihak yang
mewajibkan mitra kerjanya yaitu yang disebut spoke untuk menggunakan
EDI. Selain itu, organisasi yang akan menerapkan EDI juga harus
memenuhi standar yang telah ditetapkan. Standar tersebut mencakup
aspek software dan hardware yang akan digunakan serta format data
elektronik. Standar internasional EDI yang berlaku saat ini ialah :
o Automotive Industry Action Group (AIAG)
o X.12, yang merupakan standar yang berlaku di U.S.dan Canada
o EDI for Administration, Commerce, and Trade (EDIFACT), yang merupakan standar yang berlaku diEropa.
5. IMPLEMENTASI EDI BIDANG KEPABEANAN DIRJEN BEA DAN CUKAI.
Berikut ini merupakan langkah-langkah yang dilakukan Dirjen Bea dan
Cukai dalam menerapkan EDI di bidang kepabeanan. Langkah yang
dilakukan ialah identifikasi proses bisnis, migrasi sistem dan
evaluasi hasil implementasi.
5.1 Proses Bisnis Kepabeanan.
Dalam implementasi EDI ini, pihak Dirjen Bea dan Cukai harus
mengidentifikasi proses bisnis dalam pengurusan kepabeanan yang
berlaku. Hal ini dilakukan untuk dapat mengevaluasi proses yang terjadi
serta mengetahui kelemahan dari proses bisnis yang terjadi. Dalam
proses bisnis manual tersebut, dokumen harus diajukan secara fisik
kepada administrasi pabean untuk dilakukan
re-entry data ke sistem computer Bea dan
Cukai.Untuk
melakukan kegiatan tersebut diperlukan kehadiran yang bersangkutan,
pihak pengaju ijin, di kantor Pabean untuk menyerahkan dokumen dan
menunggu keputusan pihak Pabean. Dengan demikian, selain memerlukan
waktu yang cukup lama, sekitar 5 – 7 hari kerja dan kebanyakan pihak
yang mengajukan ijin harus selalu melihat di Dinas Bea dan Cukai
apakah ijin tersebut telah disetujui.
Sistem manual tersebut diindikasikan memiliki peluang besar untuk adanya
human error dalam proses
entry data.
Dari proses bisnis tersebut dapat diketahui bahwa importir ataupun
eksportir menstransfer data Pemberitahuan Impor/Ekspor Barang
(PIB,PEB) dengan menggunakan disket serta mencetak lembar pengantar
yang berisi data tersebut. Setelah itu importir atau eksportir
melakukan kewajibannya yaitu membayar bea masuk, cukai dan pajak dalam
rangka impor ke bank devisa Persepsi atau Kantor Pabean tempat
pengeluaran barang. Atas pembayaran tersebut importir atau eksportir
menerima bukti pembayaran. Untuk mendapat persetujuan dari pihak bea
cukai, importir harus menyerahkan PIB beserta dokumen pelengkap pabean
yang meliputi bukti pembayaran, disket, dan lembar pengantar pejabat
yang menerima dokumen di Kantor Pabean tempat pengeluaran barang.
Proses bisnis tersebut terlihat memiliki beberapa kelemahan yang
akan merugikan pihak importir dan eksportir. Pengurusan yang lama akan
mengakibatkan keterlambatan pengiriman barang sehingga membuat
importir dan eksportir menderita kerugian. Selain itu akan sangat
mungkin terjadi kesalahan input data yang dilakukan oleh petugas
kepabeanan sehingga memerlukan waktu untuk memperbaikinya. Pihak
kepabeanan sendiri juga akan memiliki kesulitan, karena segala macam
dokumen harus mereka teliti secara manual sehingga proses menjadi
lebih rumit.
5.2 Migrasi Sistem Kepabeanan.
Untuk mengimplemantasikan EDI di bidang kepabeanan tersebut, Menteri
Keuangan membentuk suatu Komite Pengarah Implementasi EDI di bidang
kepabeanan yang diketuai oleh DJBC dengan anggota berasal dari berbagai
instansi seperti Departemen Perhubungan, Departemen Keuangan,
Departemen Perindustrian dan Perdagangan, Bank Indonesia, Kamar Dagang
dan Industri. Selanjutnya untuk mengembangkan EDI
Customs Messages,
Implementation Guidelines, dan
Integration Guidelines, Komite Pengarah EDI telah membentuk suatu tim teknis. Tim Teknis telah menyelesaikan
Implementation Guidelines maupun
Integration Guidelines, sehingga bagi pengguna jasa kepabeanan yang berminat untuk ikut serta dalam pilot proyek dan telah mempunyai
in-house application system dapat menggunakannya sebagai panduan dalam melakukan
modifikasi in-house aplikasinya. Untuk para importir dan PPJK yang belum memiliki
in-house aplikasi, Tim Teknis melalui
PT.EDI Indonesia ditunjuk sebagai EDI
Provider telah mengembangkan suatu aplikasi yang disebut dengan “
Importer Module”, dimana modul tersebut dapat dipergunakan importir maupun PPJK untuk ikut serta dalam pilot proyek EDI di bidang kepabeanan.
Dalam melakukan migrasi sistem manual menjadi EDI tersebut, pihak
Dirjen Bea dan Cukai melakukannya secara bertahap dengan memilih
wilayah Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya sebagai
pilot project. Hal
ini dilakukan untuk meminimalisir terjadinya pro dan kontra yang
berlebihan didalam tubuh Dirjen Bea dan Cukai sendiri. Selain itu,
dengan menetapkan satu wilayah sebagai
pilot project, pihak Dirjen Bea dan Cukai dapat mengevaluasi kelemahan yang terjadi selama proses implementasi EDI tersebut.
Dokumen standar kepabeanan yang disertakan dalam sistem EDI tersebut
ialah Dokumen PIB dan respon dari Bea Cukai yang dipertukarkan
melalui jaringan EDI. Dokumen tersebut dalam bentuk format
United Nation Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport (UN/EDIFACT) yaitu:
o
Customs Conveyance Report Message (CUSREP)
merupakan dokumen elektronik mengenai rencana kedatangan sarana
pengangkut yang diajukan oleh Perusahaan Pelayaran kepada Bea dan Cukai.
o
Customs Cargo Report Message (CUSCAR) adalah dokumen
elektronik mengenai kargo yang dimuat dalam sarana pengangkut
(manifest) yang dilaporkan oleh Perusahaan Pelayaran kepada Bea dan
Cukai.
o
Customs Declaration Message (CUSDEC) adalah dokumen
elektronik mengenai barang yang akan dilepas dari pengawasan pabean,
seperti PIB yang diajukan importer atau kuasanya kepada Bea dan Cukai.
o
Customs Response Message (CUSRES) adalah dokumen
yang merupakan tanggapan dari Bea dan Cukai atas diterimanya CUSREP,
CUSCAR, dan CUSDEC. Tanggapan ini dapat berupa pemberian nomor
registrasi, penetapan jalur pemeriksaan, atau persetujuan pengeluaran
barang.
Disamping dokumen tersebut di atas, dalam kaitannya dengan EDI di
bidang kepabeanan terdapat juga beberapa dokumen standar yang akan
dipertukarkan yaitu dokumen yang berkaitan dengan pemenuhan pembayaran
bea masuk dan PDRI. Mengingat sistem pembayaran bea masuk dapat
dilakukan melalui Bank Devisa Persepsi, maka transaksi elektronik ini
melibatkan perbankan. EDI dalam sistem pembayaran ini dikenal dengan
Electronic Fund Transfer (EFT), yang meliputi:
o
Payment Order (PAYROD) adalah dokumen elektronik
yang berisi perintah dari pengguna jasa kepabeanan (importer) kepada
bank untuk membayar bea masuk dan PDRI ke Kas Negara
o
Debit Advice (DEBADV) merupakan dokumen elektronik
yang berisi informasi dari bank kepada importer yang menyatakan bahwa
rekening importer telah didebet sebesar sejumlah uang yang tertera
dalam
payment order untuk pembayaran bea masuk dan PDRI.
o
Credit Advice (CREADV) adalah dokumen elektronik
yang berisi informasi dari bank kepada Kantor Perbendaharaan dan Kas
Negara serta Bea dan Cukai yang menyatakan bahwa pada rekening kas
Negara telah dikreditkan sejumlah uang untuk pembayaran bea masuk dan
PDRI atas barang yang diimpor oleh importer.
Secara umum proses pengajuan ijin dan pengurusan dokumen yang
dilakukan setelah Dirjen Bea dan Cukai menggunakan EDI meliputi hal-hal
berkut ini.
o Importir melakukan pembayaran bea masuk, pajak dan cukai atas barang-barang yang diimpor kepada Bank Persepsi.
o Bank Devisa mengirimkan
Debit Advise kepada importir sebagai bukti telah dilakukan pembayaran oleh importir.
o Bank Devisa mengirimkan copy
Credit Advise kepada Bea Cukai.
o Importir/PPJK melakukan pengiriman PIB secara elektronik kepada Bea Cukai.
o Bea Cukai mengirimkan respon-respon sehubungan dengan PIB yang diterima.
o Bea Cukai memberikan respon ‘Pengeluaran Barang’ (SPPB).
o Bank Devisa mengirimkan
Credit Advise atas pembayaran yang telah dilakukan importir kepada kantor kas Negara.
Jika kita amati lebih lanjut, sebenarnya tidak ada suatu perbedaan
yang mencolok dari proses pengurusan dokumen kepabeanan. Yang berbeda
ialah bahwa dengan menggunakan EDI, segala macam pengurusan dokumen
akan dilakukan secara elektronik dan tidak membtuhkan kedatangan pihak
importir ataupun eksportir secara langsung. Teknis pelaksanaan online
ini akan meningkatkan efisiensi waktu dan biaya. Efisiensi waktu
karena tidak diperlukan lagi kehadiran importir, cukup melalui
internet yang hanya memerlukan waktu beberapa detik, dan efisiensi
biaya secara otomatis akan terjadi mengingat importir tidak perlu
mengeluarkan biaya transportasi untuk menuju ke bea cukai dan tidak
memerlukan kertas untuk mencetak data-data yang akan diserahkan.
Dengan demikian diharapkan melalui jalur yang dipangkas dengan
pemberlakuan sistem EDI akan mampu menghemat waktu sekitar 4 – 5 hari
kerja dari waktu yang dibutuhkan untuk pengurusan secara manual.
5.3 Evaluasi Hasil Implementasi EDI.
Perubahan dari sistem manual dengan EDI telah memberikan manfaat
dari segi penghematan biaya dan waktu pengurusan dokumen. Namun
penerapan EDI ini masih memiliki beberapa kelemahan yang perlu untuk
diperhatikan, yaitu.
- Masih terjadi penumpukan dokumen serta pihak pengaju ijin
harus selalu melakukan pengecekan ststus ijin mereka. Sistem EDI
yang memungkinkan pelayanan secara on line nampaknya masih belum
diimplementasikan secara maksimal oleh petugas kepabeanan. Pihak
yang mengajukan ijin masih harus menyertakan dokumen fisik. Selain
itu petugas juga tidak segera menindaklanjuti pengajuan ijin tersebut
dengan cepat. Hal ini menunjukkan bahwa sumber daya manusia di
bidang kepabeanan masih belum siap untuk mengimplementasikan
perubahan sistem manual ke EDI secara on line. Hal ini membuat
penggunaan EDI kurang berjalan maksimal.
- Efisiensi waktu dalam proses pengajuan ijin di kepabeanan
masih belum dapat tercapai secara maksimal. Hal ini terjadi karena
petugas masih mewajibkan penyertaan dokumen secara manual dan
pihak pengaju ijin mesti datang secara langsung ke bidang
kepabeanan. Proses inilah yang mengakibatkan implementasi EDI kurang
dapat berjalan secara maksimal dan masih menimbulkan ketidakpuasan
dari pihak pengaju ijin.
- Masih adanya persyaratan yang mengharuskan penyertaan
legalitas surat asli. Syarat ini datang dari pihak Dinas
Perindustrian dan Perdagangan yang masih mengharuskan pengurusan
Surat Keterangan Asal (Certificate of Origin /COO) dilampiri
dokumen Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) yang telah mendapat
legalitas dari Bea Cukai. Hal ini terjadi karena Dinas
Perindustrian dan Perdagangan belum terpasang perangkat yang bisa
memantau secara on-line.
- Proses untuk mendapatkan legalitas tersebut masih membutuhkan
waktu yang lama karena jumlah dokumen yang disertakan cukup
banyak. Hal inilah yang mengakibatkan proses pengurusan ijin
ekspor dan impor masih memerlukan waktu yang lama dan proses yang
rumit.
6. KESIMPULAN.
Kesimpulan yang dapat diambil dari implementasi EDI dalam bidang kepabeanan ini ialah.
- Implementasi EDI dalam bidang kepabeanan dilakukan untuk
mengatasi permasalahan dalam hal pengurusan ijin ekspor dan impor
yang selama ini memiliki berbagai macam kekurangan. Dengan
implementasi EDI ini diharapkan proses pengurusan kepabeanan akan
menjadi lebih cepat tanpa mengurangi keakuratan pemeriksaan
dokumen.
- Pihak Bea dan Cukai menjalankan migrasi sistem EDI ini dengan
menetapkan kawasan Tanjung Perak Surabaya sebagai pilot project. Hal
ini dilakukan untuk melihat keseluruhan sistem EDI secara utuh
untuk selanjutnya diidentifikasi kelemahan yang ada sebelum sistem
ini diterapkan secara menyeluruh di Indonesia.
- Permasalahan setelah system EDI tersebut diimplementasikan ialah
masih adanya penyertaan dokumen secara manual. Dokumen tersebut
masih dibutuhkan karena belum seluruh instansi terkait dalam hal
kepabeanan menerapkan sistem secara on line. Selain itu petugas
dinas bea dan cukai masih belum terbiasa untuk menerapkan EDI
secara baik.
7. SARAN PERBAIKAN.
Berikut ini ialah saran dan perbaikan yang dapat dilakukan Dirjen
Bea dan Cukai dalam melakukan implementasi EDI agar dapat berjalan
secara maksimal.
o Pihak Dirjen Bea dan Cukai harus memberikan dukungan yang
penuh terhadap implementasi sistem EDI ini. Pihak top manajemenlah yang
bertanggungjawab penuh terhadap keberhasilan implementasi EDI di
bidang kepabeanan ini.
o Harus dilakukan evaluasi secara terus menerus terhadap
implementasi EDI sehingga segala macam kekurangan dapat diidentifikasi
dan diminimalkan.
o Diperlukan sosialisasi sistem ini terhadap para karyawan di
Dirjen Bea dan Cukai sehingga mereka akan mendukung project ini agar
dapat terlaksana dengan baik. Selain itu dengan sosialisasi yang baik,
pihak karyawan akan merasa nyaman dalam berkerja menggunakan EDI
karena mereka faham keuntungan apa saja yang dihasilkan dalam
penggunaan EDI.
o Penerapan EDI harus dilaksanakan diseluruh wilayah Indonesia
setelah melihat dan melakukan evaluasi project di Tanjung Perak
Surabaya tersebut dinyatakan berhasil.
o Seluruh instansi pemerintahan (Deperindag) yang berhubungan
langsung dengan proses kepabeanan harus menerapkan sistem secara on
line juga. Hal ini dilakukan untuk semakin mempercepat proses pelayanan
ijin ekspor dan impor.